Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer ymgeiswyr am grant drwy’r Gronfa Datblygu Cynaliadwy (CDC)
Mae’r hysbysiad preifatrwydd isod yn disgrifio sut byddwn ni’n trin y wybodaeth bersonol a ddarparwch inni yn ystod y broses o ymgeisio am Grant Datblygu Cynaliadwy a gydol oes y grant ynghyd â’r holl wybodaeth arall a ddarparwch yn ystod y broses ymgeisio.
Pwy ydyn ni?
Cronfa sy’n cefnogi prosiectau cymunedol ym Mharc Cenedlaethol Arfordir Penfro a’r cylch yw Cronfa Datblygu Cynaliadwy (SDF) Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro (APCAP).
Pan fyddwch yn cysylltu â ni ar-lein, dros y ffôn neu wyneb yn wyneb, bydd PCNPA yn casglu eich data personol a nhw sy’nPgyfrifol am y ffordd rydym yn ei storio a’i ddefnyddio.
Mae Awdurdod APCAP wedi creu awdurdod lleol diben arbennig annibynnol dan Ddeddf yr Amgylchedd 1995 (y Ddeddf). Cewch ddarllen rhagor amdanom ar y tudalen Awdurdod y Parc Cenedlaethol a gweld ein hysbysiad preifatrwydd cyffredinol.
Mae APCAP wedi cofrestru fel Rheolydd Data gyda’r ICO (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth). Rhif Cofrestru: Z6910336.
Pa ddata mae arnom ei angen
Os ymgeisiwch am gyllid oddi wrthym, byddwn yn gofyn am y wybodaeth ganlynol:
| Ymgeisydd/ymgeiswyr |
|
| Manylion cyfrif banc y sefydliad: |
|
Yn ystod oes y grant, byddwn yn gofyn am y wybodaeth ganlynol:
| Adroddiad diwedd y grant |
|
Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio’ch data personol i werthuso ac ymchwilio i effaith ein grant ac i ddweud wrthych am ganlyniadau unrhyw werthusiadau ac ymchwil. Efallai y bydd canlyniadau ein gwerthusiadau a’n hymchwil yn cael eu cyhoeddi ond ni fyddem yn cyhoeddi eich data personol heb eich cytundeb.
Sut mae’r gyfraith yn eich gwarchod
Caiff eich preifatrwydd ei warchod drwy gyfraith ac mae’r adran hon yn egluro sut mae hynny’n gweithio.
Rydym yn disgrifio sut rydyn ni’n bodloni mesurau atebolrwydd yn y gyfraith a sut rydyn ni’n cadw eich gwybodaeth yn ddiogel yn ein Polisi Diogelu Data.
Eich hawliau
Dan reoliadau diogelu data mae gennych yr hawliau canlynol:
- Yr hawl i gael eich hysbysu
- Yr hawl i weld
- Yr hawl i gywiro
- Yr hawl i ddileu
- Yr hawl i gyfyngu ar sut caiff eich data personol ei brosesu
- Yr hawl i gludadwyedd data
- Yr hawl i wrthwynebu
- Hawliau o safbwynt penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
Mae’r sylfaen gyfreithiol ar gyfer prosesu yn dylanwadu ar ba hawliau sydd ar gael i’r unigolyn.
Pam bod arnom ei angen – Rhesymau dilys (sylfaen gyfreithiol) dros ddefnyddio eich data personol
| Ar gyfer beth y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol | Ein rhesymau |
| I roi’r wybodaeth ddiweddaraf ichi am gyfleoedd ariannu drwy Bwyllgor yr SDF. | Cydsyniad |
Dywed y gyfraith Diogelu Data bod gennym hawl i ddefnyddio gwybodaeth bersonol dim ond os oes gennym reswm dilys (sylfaen gyfreithiol) i wneud hynny. Mae hyn yn cynnwys rhannu gwybodaeth bersonol ag eraill y tu allan i’r Awdurdod.
Mae arnom angen y wybodaeth hon i asesu eich cynnig ac, os yw eich cais yn llwyddiannus, i ymrwymo i gontract â chi. Os yw eich cais yn llwyddiannus, bydd angen inni sicrhau bod yr arian yn cael ei dalu i un o gyfrifon bona fide y sefydliad yr ydym yn ei ariannu.
| Ar gyfer beth y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol | Ein rhesymau |
| Gwybodaeth sy’n ofynnol at ofynion archwilio ariannol neu reoleiddiol | Cyflawni contractau Ein rhwymedigaethau cyfreithiol |
Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio eich data personol i werthuso ac ymchwilio i effaith ein grant ac i ddweud wrthych am ganlyniadau unrhyw werthusiadau ac ymchwil. Gallai canlyniadau ein gwerthusiadau a’n hymchwil gael eu cyhoeddi ond ni fyddwn yn cyhoeddi eich data personol heb ichi gytuno i hynny.
| Ar gyfer beth y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol | Ein rhesymau |
| Gwerthuso ac Ymchwilio i effaith ein grant | Diddordeb dilys Gellir gwerthuso effaith y Grant yn effeithiol. Eich hysbysu o ganlyniad unrhyw waith i werthuso’r Grant neu ymchwilio iddo. |
Ar ddiwedd ein cyfnod cadw ar gyfer ymgeiswyr a derbynwyr grantiau, byddwn yn cysylltu â’r prif gyswllt
ar gyfer y sefydliad i ofyn a fyddent yn hoffi aros ar ein cronfa ddata rheoli prosiectau (Rheoli Cysylltiadau
Cwsmeriaid) fel rhanddeiliad er mwyn cael manylion am gyfleoedd pellach i gael cyllid drwy Bwyllgor yr
SDF.
| Ar gyfer beth y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol | Ein rhesymau |
| I roi’r wybodaeth ddiweddaraf ichi am gyfleoedd ariannu drwy Bwyllgor yr SDF. | Cydsyniad |
Ni fyddwn yn casglu nac yn defnyddio data personol at ddibenion sydd y tu hwnt i’n dyletswyddau statudol heblaw lle mae gennym eich cydsyniad neu ein bod wedi eich hysbysu o’r sylfaen gyfreithiol ar gyfer prosesu.
Sut rydym yn dal eich gwybodaeth bersonol
Caiff eich data ei brosesu gan ein staff. Bydd y data a broseswn yn cael ei ddal yn fewnol ar y systemau sydd yn ein gofal ni, neu’n allanol ar wasanaethau cwmwl o ran system ein cronfa ddata rheoli prosiectau (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid). Rydym wedi ymrwymo i storio data yn ddiogel lle bynnag y’i delir, ac i sicrhau mai personél awdurdodedig yn unig sy’n cael mynediad iddo.
Byddwn yn cadw eich data personol yn ddiweddar ac yn ei storio’n ddiogel. Byddwn yn rhoi mesurau technegol priodol ar waith i’w diogelu rhag mynd ar goll, camddefnydd, mynediad a datgelu di-awdurdod, ac ni fyddwn yn casglu nac yn cadw data personol gormodol.
Pan rydym wedi dal eich data personol am yr amser hwyaf a ganiateir dan ein rhestr gadw a’r cyfreithiau perthnasol, byddwn yn ei ddinistrio mewn ffordd ddiogel. Mae’n bosibl y byddwn yn cadw mewn cysylltiad â chi tra pery eich grant ac mae’n bosibl yr anfonwn atoch gyngor am eich grant.
Os darparwch inni ddata personol pobl sy’n elwa o waith eich prosiect, byddwn yn trin hwn yn yr un modd. Rhaid ichi ddweud wrth yr unigolion ac os oes ganddynt gwestiynau am hyn, rhaid ichi eu cyfeirio at yr hysbysiad hwn.
Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio eich data personol i werthuso ac ymchwilio i effaith ein grant ac i ddweud wrthych am ganlyniadau unrhyw werthusiadau ac ymchwil. Os defnyddir contractwr allanol ar gyfer y gwaith hwn, ni fyddwn ond yn rhannu’r data personol y maent ei angen i wneud eu gwaith gwerthuso, a byddwn yn gwneud hynny gan ddilyn mesurau diogelwch priodol sydd â’r nod o sicrhau bod eich data personol yn aros yn ddiogel ac na chaiff ond ei ddefnyddio at y diben arfaethedig.
Byddwn yn eich hysbysu os bydd sefydliad allanol yn gwneud gweithgareddau gwerthuso ar ein rhan.
Am faint y byddwn yn cadw eich gwybodaeth – Ceisiadau aflwyddiannus
| Data | Cyfnod Cadw | Rheswm |
| Manylion cyswllt yr ymgeisydd. Ffurflen gais. Dogfennau ategol sy’n ofynnol i’n galluogi i wneud penderfyniad, megis Cyfrifon, Dogfennau Llywodraethu a chofnodion Ymddiriedolwyr /aelodau’r Pwyllgor Rheoli. Unrhyw ohebiaeth sy’n ymwneud â’r cais, gan gynnwys yr ymholiad gwreiddiol a wnaed |
12 mis ar ôl y dyddiad yr hysbysir yr ymgeisydd o’r penderfyniad. Ar ôl hyn, caiff y ffurflen gais a’r holl ddogfennau electronig eu dileu. Caiff copïau caled eu dinistrio drwy ein cwmni gwastraff cyfrinachol. |
Gwneir hyn rhag ofn inni gael cwyn neu gais am wybodaeth ychwanegol am y penderfyniad. |
Sylwch ein bod yn cadw cofnod o’r ffaith bod eich sefydliad wedi ymgeisio ar ein cronfa ddata rheoli prosiectau (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid), yn y dogfennau asesu ac yng nghofnodion y cyfarfod penderfynu, ond caiff pob dogfen arall ei dileu yn unol â’r polisi cadw uchod.
Am faint y byddwn yn cadw eich gwybodaeth – Ceisiadau llwyddiannus
| Data | Cyfnod Cadw | Rheswm |
| Manylion cyswllt yr ymgeisydd. Ffurflen gais. Dogfennau ategol sy’n ofynnol i’n galluogi i wneud penderfyniad, megis Cyfrifon, Dogfennau Llywodraethu a chofnodion Ymddiriedolwyr /aelodau’r Pwyllgor Rheoli. Unrhyw ohebiaeth ynglŷn â’r cais gwreiddiol a’r grant a ddyfarnwyd. |
Caiff copi electronig o’r ffurflen gais ei arbed ar ein cronfa rheoli prosiectau (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid). Caiff yr holl ddogfennau eu cadw tan ddiwedd y prosiect a chwe blynedd arall i ganiatáu ar gyfer unrhyw weithgaredd gwerthuso /lledaenu. Ar ddiwedd yr amser hwn, caiff y ffurflen gais a’r dogfennau ategol eu dileu oddi ar ein systemau, ynghyd ag unrhyw ddogfennau eraill a gynhyrchir yn ystod cyfnod y grant. |
Er mwyn gweinyddu a phrosesu’r Grant yn effeithiol. Gofynion archwilio ac atebolrwydd o safbwynt y Grant. Gweithgaredd gwerthuso a lledaenu ar ddiwedd y grant. |
| Copi caled o’r contract llofnodedig | Hyd y contract ac am chwe blynedd wedyn | Deddf Cyfyngiadau 1980 Cyfraith Contractau |
Dim ond staff sy’n prosesu ac yn asesu’r cynigion sy’n cael gweld y wybodaeth.
Sylwch ein bod yn cadw cofnod o’r ffaith bod eich sefydliad wedi ymgeisio ar ein cronfa ddata rheoli prosiectau (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid), yn y dogfennau asesu ac yng nghofnodion y cyfarfod penderfynu, ond caiff pob dogfen arall ei dileu yn unol â’r polisi cadw uchod.
Gyda phwy y rhannwn eich gwybodaeth bersonol
Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol yn fewnol ag adrannau perthnasol yn APCAP ond dim ond at ddibenion penodol.
Mae’n bosibl y rhannwn eich gwybodaeth bersonol yn allanol â’r sefydliadau hyn ac am y rhesymau canlynol:
| Sefydliadau | Ein Rheswm |
| Cyrff y llywodraeth, cyrff gorfodi’r gyfraith ac awdurdodau rheoleiddio |
Dibenion archwilio, canfod twyll a throseddau
|
| Pwyllgor yr SDF | Mae tegwch a thryloywder yn ein proses gyllido yn bwysig inni. Pwyllgor yr SDF sy’n gwneud penderfyniadau ar ddyfarnu grantiau, ac arno ceir Aelodau Awdurdod y Parc Cenedlaethol ac aelodau cynghori. |
| Sefydliadau sy’n gwneud gwerthusiadau ar ein rhan | I werthuso effaith ein grantiau. Ni fyddwn ond yn rhannu’r data personol y mae arnynt ei angen i wneud eu gwaith gwerthuso, a byddwn yn gwneud hynny gan ddilyn mesurau diogelwch priodol sydd â’r nod o sicrhau bod eich data personol yn aros yn ddiogel ac na chaiff ond ei ddefnyddio at y diben arfaethedig. Byddwn yn eich hysbysu os bydd sefydliad allanol yn gwneud gweithgareddau gwerthuso ar ein rhan. |
| Adrannau’r llywodraeth neu drydydd partïon eraill sydd wedi darparu cyllid ar gyfer grant yr SDF |
Rhennir data personol perthnasol â nhw os yw hyn yn un o amodau’r cyllid a ddarparant ar gyfer grant yr SDF. |
| Pobl y cytunwch inni rannu eich data â nhw |
Rydych wedi cydsynio i’ch data gael ei rannu |
Atal Twyll
Os ymgeisiwch am grant neu os derbyniwch grant gennym, mae’n bosibl y gwnawn archwiliadau er mwyn atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu pwy ydych chi. Mae’r archwiliadau hyn yn golygu prosesu’r data personol yr ydych wedi’i ddarparu amdanoch chi a’r cynrychiolwyr enwebedig a’r data a gawsom gan
drydydd partïon.
Mae’n bosibl y byddwn ni ac asiantaethau atal twyll hefyd yn galluogi asiantaethau gorfodi’r gyfraith, cyrff rheoleiddio, y Llywodraeth a chyllidwyr eraill i weld a defnyddio eich data personol i ganfod troseddau, i ymchwilio iddynt a’u hatal.
Gall asiantaethau atal twyll gadw eich data personol am wahanol gyfnodau o amser. Os ystyrir eich bod yn peri risg o dwyllo neu wyngalchu arian, gall eich data personol gael ei ddal am hyd at chwe blynedd. Os ydyn ni, neu asiantaeth atal twyll, yn penderfynu eich bod yn peri risg o dwyllo neu wyngalchu arian, fe allem wrthod dyfarnu grant a gallem dynnu grantiau sy’n bodoli eisoes yn ôl.
Byddwn ni a’r asiantaethau atal twyll yn cadw cofnod o unrhyw risg o dwyllo neu wyngalchu arian, a gallai hynny arwain at fod eraill yn gwrthod â darparu gwasanaethau, cyllid neu gyflogaeth ichi. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am hyn, cysylltwch â ni ar y manylion isod.
Sut i gael copi o’ch gwybodaeth bersonol (Cais Gwrthrych am Wybodaeth)
Cewch weld y wybodaeth bersonol yr ydym yn ei dal amdanoch o safbwynt y Grant Datblygu Cynaliadwy drwy ysgrifennu atom yn y cyfeiriad isod:
Rheolwr Gwasanaethau Gweinyddol a Democrataidd
Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro
Parc Llanion
Doc Penfro
Sir Benfro
SA72 6DY
Os oes arnoch angen cymorth, cysylltwch â info@pembrokeshirecoast.org.uk , ffôn: 01646 624800.
Dweud wrthym fod eich gwybodaeth bersonol yn anghywir
Os ydym yn dal gwybodaeth amdanoch gallwch ofyn inni gywiro unrhyw wallau drwy gysylltu â ni ar info@pembrokeshirecoast.org.uk, ein ffonio ar 01646 624800, ysgrifennu atom neu gysylltu â’r Tîm Grantiau Datblygu Cynaliadwy yn uniongyrchol. Byddwn yn cymryd camau rhesymol i archwilio cywirdeb y data sydd gennym ac yn ei gywiro.
Beth os ydych eisiau inni stopio defnyddio eich gwybodaeth bersonol?
Mae gennych hawl i wrthod caniatáu inni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol, neu ofyn inni ei dileu, ei thynnu, neu stopio defnyddio eich gwybodaeth bersonol os nad oes dim angen inni ei chadw.
Mae’n bosibl y ceir rhesymau cyfreithiol neu swyddogol eraill pam bod angen inni gadw neu ddefnyddio eich data. Dywedwch wrthym os credwch na ddylem fod yn ei ddefnyddio.
Weithiau, mae’n bosibl y gallwn gyfyngu ar sut caiff eich data ei ddefnyddio. Mae hyn yn golygu na ellir ond ei ddefnyddio ar gyfer pethau penodol, megis hawliadau cyfreithiol neu i ymarfer hawliau cyfreithiol. Yn y sefyllfa hon, ni fyddem yn defnyddio nac yn rhannu eich gwybodaeth mewn ffyrdd eraill os oes cyfyngiad arno.
Gallwch ofyn inni gyfyngu ar sut caiff eich gwybodaeth bersonol ei defnyddio:
- Os nad yw’n gywir
- Os cafodd ei defnyddio’n anghyfreithlon ond nid ydych eisiau inni ei dileu
- Os nad yw’n berthnasol mwyach, ond eich bod eisiau inni ei chadw i’w defnyddio mewn hawliadau cyfreithiol
- Os ydych eisoes wedi gofyn inni stopio defnyddio eich data ond eich bod yn aros inni ddweud wrthych a oes gennym yr hawl i ddal i’w ddefnyddio.
Os ydych eisiau gwrthwynebu’r ffordd rydym yn defnyddio eich data, neu eisiau gofyn inni ei ddileu neu
gyfyngu ar sut caiff ei ddefnyddio cysylltwch â ni yn DPO@pembrokeshirecoast.org.uk.
Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i wneud penderfyniadau awtomataidd
Ar hyn o bryd, nid ydym yn defnyddio eich gwybodaeth i wneud penderfyniadau awtomataidd. Os bydd hyn yn newid i’r dyfodol, byddwn yn diweddaru’r adran hon o’r hysbysiad.
Os dewiswch beidio â rhoi gwybodaeth bersonol
Mae’n bosibl y bydd angen inni gasglu gwybodaeth bersonol yn gyfreithiol, neu dan delerau contract sydd gennym â chi. Os dewiswch beidio â rhoi’r wybodaeth bersonol hon inni, fe allai arwain at oedi neu ein hatal rhag cyflawni ein rhwymedigaethau.
Gallai hefyd olygu na allwn gyflawni tasgau sy’n gysylltiedig â gwasanaeth yr ydych chi’n gobeithio ei ddefnyddio. Byddai unrhyw broses casglu data sy’n ddewisol yn cael ei hegluro ar yr adeg pan gaiff ei gasglu.
Cydsyniad a thynnu cydsyniad yn ôl
Os oes angen cydsyniad personol i brosesu gwybodaeth bersonol, byddwn yn tynnu eich sylw at hynny. Ni fydd cydsyniad yn gyffredinol yn rhagamod er mwyn cofrestru ar gyfer gwasanaeth.
Gallwch dynnu eich cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg. Cysylltwch â ni os ydych eisiau gwneud hynny yn info@pembrokeshirecoast.org.uk neu â’r tîm perthnasol yn yr Awdurdod y rhoesoch eich cydsyniad iddo.
Os tynnwch eich cydsyniad yn ôl, mae’n bosibl na fyddwn yn gallu darparu gwybodaeth neu wasanaethau penodol ichi. Os felly, byddwn yn dweud wrthych.
Cwcis
I gael gwybod rhagor am sut rydyn ni’n defnyddio cwcis ar ein gwefan, gweler ein polisi cwcis.
Anfon data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd
Ni fyddwn ond yn anfon eich data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA) er mwyn:
- Cydymffurfio â dyletswydd gyfreithiol
- Neu, pan fo prosesyddion data a ddefnyddiwn yn anfon data y tu allan i’r EEA, ond fod ganddynt drefniadau diogelu perthnasol ar waith
Sut i gwyno
Cofiwch roi gwybod inni os ydych yn anhapus â’r ffordd rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Cysylltwch â’n swyddog diogelu data yn DPO@pembrokeshirecoast.org.uk neu 01646 624800.
Mae gennych hefyd hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Ewch i’w gwefan i weld sut i adrodd am eich pryder. Rhif eu llinell gymorth yw 0303 123 1113.
Cwestiynau
Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y data personol yr ydym yn ei ddal amdanoch chi neu sut rydym yn ei ddefnyddio, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data, a bydd yn gwneud ei orau i’ch helpu.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau, neu os hoffech gael rhagor o fanylion am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data.
01646 624800
Gallwch hefyd ysgrifennu atom yn:
Swyddog Diogelu Data
Awdurdod Parc Cenedlaethol Arfordir Penfro
Parc Llanion
Doc Penfro
Sir Benfro
SA72 6DY
